1. Privacyverklaring Brummens Mannenkoor
Het Brummens Mannenkoor (BMK) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Sinds 25 mei 2018 is het BMK, evenals elke organisatie in Europa, op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679) verplicht een Privacyverklaring op te stellen waarin is vastgelegd op welke wijze een organisatie met persoonlijke gegevens omgaat.
In deze Privacyverklaring geven we helder en transparant informatie over hoe wij als BMK omgaan met persoonsgegevens. Het BMK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de genoemde Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
* Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
* De verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
* Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens voor zover niet geregeld in deze Privacyverklaring;
* Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
* Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
* Op de hoogte zijn van de rechten van de leden en overige genoemde doelgroepen in deze Privacyverklaring omtrent hun persoonsgegevens, hen hierop wil wijzen en deze respecteren.
Als BMK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacyverklaring of in algemenere zin vragen heeft kunt u hierover contact met ons opnemen via de het secretariaat van het BMK
2. Verwerking van persoonsgegevens
De persoonsgegevens die worden vastgelegd worden hieronder, per onderscheiden doelgroep, aangegeven:
a. Koorleden, ereleden, buitengewone leden en partners
Persoonsgegevens van koorleden, ereleden, buitengewone leden en partners en oud leden worden door het BMK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
* Vastlegging in de ledenadministratie;
* Incasso van contributie.
* In- en externe communicatie over de verenigingsactiviteiten;
* Ad hoc vastlegging bij incidentele activiteiten (bijv. koorreis);
Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:
* De aanmelding als lid van het BMK .
* Aanvullende mutaties die gedurende het lidmaatschap door het lid zijn verstrekt .
* Aanmelding als deelnemer bij Ad hoc activiteiten.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het BMK de volgende persoonsgegevens vragen of kunnen vanuit het BMK tijdens het lidmaatschap gegevens worden toegevoegd of aangepast, zoals hieronder opgesomd:
* Achternaam, tussenvoegsel en voorletter(s);
* Roepnaam;
* Adres;
* Postcode;
* Woonplaats;
* Geboortedatum;
* Iban nummer;
* Contributiebedrag;
* Machtigingskenmerk
* Telefoonnummer: vast;
* Telefoonnummer: mobiel;
* E-mailadres;
* Stemgroep;
* Pasfoto;
* Datum aanvang lidmaatschap;
* Einde lidmaatschap;
* Reden;
* Datum aanvang 2e periode lidmaatschap;
* Einde 2e periode lidmaatschap;
* Reden;
* Bestuursfunctie;
* Commissielidmaatschap.
Bij Ad hoc activiteiten kunnen deze gegevens worden uitgebreid met:
* Reisbescheiden;
* Fysieke beperking;
* Dieet-vereisten;
* Incidenteel aanvullende gegevens als die specifieke activiteit daarom vraagt.
b. Dirigent, pianist en solist
Persoonsgegevens van dirigent, pianist en solist (voor zover geen lid van het BMK) worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
* Administratieve doeleinden;
* Het informeren van de desbetreffende persoon;
* In- en externe communicatie over de verenigingsactiviteiten;
Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:
* Aanstelling en optreden als dirigent.
* Aanstelling en optreden als pianist.
* Optreden als solist
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan BMK de volgende persoonsgegevens vragen:
* Achternaam; tussenvoegsel: en voorletter(s)
* Roepnaam;
* Adres;
* Postcode;
* Woonplaats;
* Vergoeding/bijdrage;
* Ibannummer;
* E-mailadres;
* Telefoonnummer vast;
* Telefoonnummer mobiel;
* Aanvang contract;
* Einde contract;
* CV;
* Pasfoto.
Bij Ad hoc activiteiten kunnen deze gegevens worden uitgebreid met:
* Reisbescheiden;
* Fysieke beperking;
* Dieet-vereisten;
* Incidenteel aanvullende gegevens als die specifieke activiteit daarom vraagt.
c. Begunstigers, donateurs, adverteerders, sponsoren, leveranciers en andere partijen waar we mee samenwerken.
Persoonsgegevens van sponsoren, adverteerders, leveranciers en andere partijen waar we mee samenwerken worden door BMK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
* Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten;
* Gesloten contracten;
* Facturatiegegevens.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
* Schriftelijke aanmelding/overeenkomst of uitwisseling via mailverkeer.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan BMK de volgende persoonsgegevens vragen:
* Achternaam, tussenvoegsel en voorletter(s);
* Zakelijke naam;
* (Zakelijk) telefoonnummer;
* (Zakelijk) e-mailadres;
* Adres;
* Postcode;
* Plaatsnaam;
* Ibannummer;
* Machtigingskenmerk;
* BTW nummer;
* KvK nummer;
* Rechtsgeldige vertegenwoordiger;
* Looptijd bijdrage/contract.
3. Verstrekking aan derden
Het BMK verstrekt geen persoonsgegevens aan derden tenzij wettelijk verplicht. Een uitzondering hierop wordt gemaakt voor de n.a.w.-gegevens, telefoonnummer en mailadres van voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze worden doorgegeven aan het Koninklijk Nederlands
Zangersverbond (KNZV) waar het BMK bij is aangesloten, met als doel om communicatie tussen bond en BMK en de koren onderling mogelijk te maken.
4. Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden door BMK opgeslagen ten behoeve van de verwerking(en) genoemd in deze Privacyverklaring voor de volgen periode:
* Vanaf het moment van aanmelding tot uiterlijk zes maanden na afloop van een vol kalenderjaar na beëindiging van het contract, leverantie of ad hoc activiteit (verwijdermoment dus uiterlijk 30 juni volgende op het volle kalenderjaar), tenzij het om dringende redenen noodzakelijk is om deze langer te bewaren, bijv. als er een schadeclaim loopt na een georganiseerde activiteit door het BMK.
* Voor wat betreft de gegevens voor de financiële administratie: tot uiterlijk zes maanden na afloop van de wettelijke termijn van 7 volle kalenderjaren.
* Na het verstrijken van bovenstaande bewaartermijnen worden persoonsgegevens overgebracht naar het historisch archief
* Na ontbinding van de vereniging: na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de ontbonden vereniging gedurende zeven jaar onder de persoon, daartoe door de algemene vergadering benoemd.
5. Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
a. Alle personen die namens het BMK van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van deze persoonsgegevens;
b. Voor de gegevens in de paragraven a., b. en c. zijn dat de secretaris en de penningmeester;
c. Voor de gegevens bedoeld onder Ad hoc activiteiten in de paragraven a. en b. zijn dat de organisatoren van de desbetreffende activiteit;
d. Voor de volgende gegevens uit de paragraven a. en b. zijn dat alle leden, die over de volgende gegevens slechts kunnen beschikken via het voor leden afgeschermde deel van de webpagina:
* Achternaam, tussenvoegsel en voorletter(s);
* Roepnaam;
* Adres;
* Postcode;
* Woonplaats;
* Telefoonnummer;
* Geboortedatum;
* E-mailadres;
* Stemgroep;
* Lidmaatschapsperiode;
e. Presentielijsten (voor bijv. repetities en concerten) bevatten alleen: Achternaam, tussenvoegsel, voorletter, roepnaam en stemgroep;
f. In het verenigingsblad wordt alleen opgenomen: Achternaam, tussenvoegsel, voorletter en lidmaatschap bestuur, -commissie of specifieke functie binnen het koor;
g. In e-mailberichten worden meerdere geadresseerden uitsluitend in Blind-Carbon-conform (BCC) opgenomen;
h. Van activiteiten van het BMK worden soms voor intern gebruik of promotiedoeleinden foto’s, films of video’s gemaakt; deze worden op het beschermde deel van de BMK-webpagina geplaatst (alleen toegankelijk voor leden); een aantal ervan worden op het openbare gedeelte van de webpagina geplaatst of komen bij de pers of sociale media terecht; er wordt voor de beelden die openbaar worden gemaakt zoveel als mogelijk getracht de leden en/of partners niet frontaal herkenbaar in beeld te brengen; het is echter moeilijk geheel uit te sluiten; degene die hier – vanwege de persoonlijke herkenning – bij alle gebeurtenissen dan wel tijdens een bijzondere gelegenheid, bezwaren tegen heeft, kan dit bij de FG dan wel bij degene die de beelden maakt, vooraf kenbaar maken;
i. Wij hanteren een virusscan, gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
j. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; deze worden tussen de secretaris en penningmeester uitgewisseld; eventueel kan de Functionaris Gegevensbescherming (FG) hierin als achtervang worden betrokken.
k. De externe partij die de webhosting verzorgt, heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
6. Rechten en bezwaar omtrent uw persoonlijke gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in een schriftelijke opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. U kunt daartoe terecht bij onze Functionaris Gegevensbescherming (FG).
7. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. U kunt daartoe terecht bij onze FG.
8. Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met de FG. Op het moment van vaststelling van deze regeling is de functie van FG belegd bij: de secretaris van het BMK. Eventuele veranderingen hierin staan aangegeven op onze webpagina.
9. Overig
Bij aangelegenheden die zich aandienen, waarin deze verklaring niet voorziet, is het bestuur bevoegd tot het nemen van een beslissing